|
Wat is AllXtra
Waarom AllXtra zo uniek is
Stichting AllXtra Garantiefonds
Gedragscode AllXtra buro's in relatie tot de opdrachtgever
AllXtra Geschillencommissie
Wat is AllXtra
Compleet
AllXtra is een branche-keurmerk van een groot aantal entertainmentburo 's. Ze noemen zich ook wel artiestenmanagements, boekingskantoren, evenementen-adviesburo 's, organisatieburo 's, agency 's, attractieverhuurders, al naar gelang hun specialiteit.
Kwaliteit
Door hun professionele opvattingen over hun vrij unieke vak hebben zij elkaar gevonden in het keurmerk. Door hechte samenwerking onderling, enorm bestand van artiesten, orkesten en velerlei andere shows, landelijke promotie en kennisvergroting zijn zij SAMEN STERK in een kwalitatief hoogstaande, feestelijke dienstverlening.
Binnen- en buitenland
Vanwege uitstekende internationale kontakten is het aanbod niet beperkt tot Nederlandse artiesten, bands of andere shows, maar ook voor buitenlandse acts kunt u terecht bij AllXtra. Ook kan men u uitstekend adviseren over bijvoorbeeld (zaal-) accommodatie, feesttenten, podia, decors en andere aankleding, partyschepen, promotie, verzekeringen, noem maar op.
Altijd betrouwbaar!
Dit komt niet alleen tot uiting in de bediening van een groot aantal afnemers maar bijvoorbeeld ook in het AllXtra garantiefonds, gedragscode en geschillencommissie.
- terug naar boven -
Waarom AllXtra zo uniek is...
AllXtra is de optelsom van allerlei disciplines binnen de amusementsbranche en biedt daarnaast diverse extra's die pas mogelijk werden door een grootschalig samenwerkingsverband. Daarmee is in principe alles gezegd maar de geïnteresseerde lezer wil daar vast wel het fijne van weten. Daarvoor zijn o.a. het magazine AllXtions en deze website in het leven geroepen.
De oorsprong
Het idee AllXtra werd ongeveer een jaar geleden geboren en groeide langzaam maar zeker naar zijn huidige vorm toe. Eerst moesten de ideeën en concepten besproken worden met een groot aantal partijen. Daarna moest alles ingepast worden in de organisatie en tenslotte het geheel financieel en juridisch onderbouwd
Het heden
Het resultaat van dit alles is dat het unieke concept AllXtra veel omvattend en met name door het totaalpakket zeer vernieuwend is. We noemen bijvoorbeeld: het eigen magazine AllXtions, weekenddienst namens een zeer groot aantal artiesten, orkesten of andere shows, het AllXtra Garantiefonds, totaal nieuwe One-Stop-Shopping formule, trouwe-relaties-voordelen, uniforme leveringsvoorwaarden, pensioen- en verzekeringsregelingen, Geschillencommissie en internationale samenwerking.
De toekomst
Dus is AllXtra nu klaar? Zeker niet. Voortdurend zal er gewerkt worden aan het gezamenlijke, exclusieve aanbod van artiesten, bands en shows, nieuw aangesloten buro's en aan te bieden diensten en producten. Het initiatief blijkt te werken als het welbekende sneeuwbaleffekt: steeds meer bedrijven en mensen willen er graag bij horen.
Door bij voortduring verbeteringen na te streven blijft AllXtra ook in de toekomst vernieuwend, alert en springlevend.
- terug naar boven -
Stichting AllXtra Garantiefonds
Betrokken, maar toch onafhankelijk
Het AllXtra Garantiefonds is een stichting die in nauwe samenwerking met de AllXtra-buro's zorg draagt voor het opvangen van uw risico's bij uw evenement. Ondanks de nauwe samenwerking is de stichting een losstaande organisatie met een eigen raad van toezicht en klachtencommissie.
De AllXtraburo's adviseren u in de keuze van de juiste dekking. Daarnaast zal het AllXtraburo, al dan niet in samenwerking met de weekenddienst, ervoor zorgen dat in geval van calamiteiten er een vervangende act of locatie wordt verzorgd. U mag van uw AllXtraburo veel verwachten op dit gebied. Er is een zeer brede dekking mogelijk waarin naast de artiest/orkest ook de accommodatie en de catering kunnen worden ondergebracht.
Garantie op maat
Het garantiefonds kent een drietal losse modules die onafhankelijk van elkaar kunnen worden gekozen. Uiteraard zal uw AllXtra evenementen-organisatieburo er alles aan doen om uw evenement tot een succes te maken. Uw buro kan als geen ander voor u bemiddelen en zoeken naar creatieve oplossingen. Mocht onverhoopt de gecontracteerde artiest niet kunnen optreden dan zal het buro er in eerste instantie alles aan doen om het evenement te "redden" door het zoeken van goede alternatieven.
Mocht er toch schade worden geleden door het afgelasten, verplaatsen of vroegtijdig beëindigen van uw evenement, dan kunt u een beroep doen op het AllXtra Garantiefonds. U kunt een keuze maken uit onderstaande modules. Per module is een korte omschrijving gegeven van de dekking en de eventuele gebeurtenis waardoor de schade ontstaat. Deze omschrijving is slechts een voorbeeld van de ruime garantie die wordt geboden. Het AllXtra garantiefonds biedt u de mogelijkheid om geheel naar eigen inzicht onderdelen van uw feest, bruiloft of jubileum af te dekken tegen schade.
Basis Module
Dekking:
Gecontracteerde bedrag. Standaard tot een contractprijs van de artiest(en) van maar liefst €12.500,- . Hogere gecontracteerde bedragen zijn uiteraard mogelijk na overleg met AllXtra Garantiefonds. Voor deze overeenkomsten kunnen aangepaste voorwaarden gelden.
Gebeurtenis:
Cliënt annuleert het evenement ten gevolge van ernstige ziekte of overlijden van bloed- of aanverwant in de 1e of 2e graad. Artiest kan niet verschijnen door overlijden van naast familielid (1e en 2e graad aanverwant of bloedverwant)
Module accommodatie / catering
Dekking:
Kosten voor verplaatsen, afgelasten van het evenement, huur accommodatie
Gebeurtenis:
Huur van de accommodatie gaat wel door terwijl het evenement is afgelast wegens overlijden, ernstige ziekte van een aan- of bloedverwant in de 1e of 2e graad. Tevens worden de kosten van verplaatsing gedekt, te denken valt aan aankondigingen en afkondigingen. De reële kosten van annulering die door de cateraar in rekening worden gebracht.
Module transport / equipment / fotograaf
Dekking:
Extra kosten ten gevolge van geen doorgang vinden van evenement waarbij geboekt transport (bussen) of geboekte voorzieningen toch betaald dienen te worden.
Gebeurtenis:
Evenement kent geen doorgang. De gecontracteerde bussen (of ander vervoer) kan niet meer kosteloos worden geannuleerd. Gecontracteerde licht/geluidsinstallatie moet worden geannuleerd. Decoraties zijn besteld en niet meer af te bestellen. De gecontracteerde fotograaf brengt wegens annulering kosten in rekening.
Kosten
In de bijdrage aan het garantiefonds is naast de dekking van de risico's ook de dienstverlening van de AllXtra-weekenddienst begrepen. U betaalt slechts 3% van het bedrag waarvoor u garantie wenst met een minimum van 45 euro.
- terug naar boven -
Gedragscode AllXtra buro's in relatie tot de opdrachtgever
Doel
Vastgesteld in onderling overleg met alle boekingsburo 's, managements en evenementenburo 's die aangesloten zijn bij het Keurmerk AllXtra. Indien de betrokken ondernemers en/ of personeelsleden daarvan de gedragsregels overtreden dan wordt de overtreding kenbaar gemaakt aan alle andere AllXtra buro 's tenzij de overtreding als zijnde gering kan worden aangemerkt en in der minne tussen overtreder en benadeelde worden geschikt.
De gedragscode heeft als hoofddoel om fatsoenlijk gedrag bij de bedrijfsuitoefening te stimuleren en waarvan tevens een preventieve werking dient uit te gaan.
Begripsomschrijvingen
Onder het buro wordt hierna verstaan: het boekingskantoor, management, evenementenburo dat aangesloten is bij het keurmerk AllXtra. Onder opdrachtgever wordt verstaan: de particulier, eenmanszaak of rechtspersoon die een overeenkomst tot het leveren van diensten is aangegaan met het AllXtra buro.
De gedragsregels
1. Het buro houdt zich tijdens diens bedrijfsuitoefening aan de Wet, de gedragscodes (buro 's onderling en eveneens buro 's versus afnemers) en de AllXtra (of eigen) leveringsvoorwaarden.
2. Het buro zal niet het aanzien en de waardigheid van de branche in het algemeen en van AllXtra in het bijzonder schaden.
3. Het buro aanvaardt alleen een opdracht indien de stellige overtuiging heerst dat er sprake is van voldoende (ingehuurde) kennis, capaciteit en ervaring binnen het buro.
4. Het buro zal zich onthouden van negatieve uitlatingen aan derden over opdrachtgevers, andere buro 's die aangesloten zijn bij het keurmerk AllXtra en over de overkoepelende organisatie Keurmerk AllXtra. Ingeval van (onderlinge) problemen en/ of misstanden waarbij een (voor-) spoedige oplossing niet snel binnen bereik lijkt dan zal de benadeelde het buro en eventueel het secretariaat daarvan zo spoedig mogelijk in kennis stellen. Vervolgens worden acties ondernomen om het probleem bevredigend op te lossen.
5. Het buro offreert immer op reële grondslagen en nooit beneden de vastgestelde prijs.
6. Het buro maakt aan de opdrachtgever in woord en/ of geschrift duidelijk welke diensten en prestatie aangeboden wordt (worden). De diensten en prestatie worden immer in contractvorm bevestigd aan de opdrachtgever.
7. Het buro aanvaardt de opdracht pas indien over de inhoud en uitvoeringscondities volledige overeenstemming bestaat en een getekende overeenkomst daaraan ten grondslag ligt.
8. Een opdrachtgever onderneemt geen initiatieven om artiesten en / of orkesten van een ander bij het keurmerk AllXtra aangesloten buro af te nemen. Indien het initiatief van het andere buro uitgaat dan zal onmiddellijk na het eerste gesprek duidelijkheid verstrekt worden aan het buro dat benaderd is door de potentiele opdrachtgever. Indien een (potentiele) opdrachtgever zijn belangen/ boekingen voortaan door een ander buro wil laten behartigen dan zullen de betrokken buro 's in redelijkheid en billijkheid één en ander in goede banen leiden.
9. De opdrachtgever zal stipt de overeengekomen betalingswijze nakomen zoals vastgelegd in de boekingsovereenkomst (-en), in de algemene AllXtra leveringsvoorwaarden en, voor zover van toepassing, in de algemene regels AllXtra Geschillencommissie.
10. Het buro dat de gedragscode duidelijk zwaar of bij herhaling heeft overtreden riskeert royement door de AllXtra-organisatie. Het moet duidelijk zijn dat niet graag naar dit zware middel wordt gegrepen maar deze "stok achter de deur" mag niet onvermeld blijven.
11. Het buro is aangesloten bij de Geschillencommissie AllXtra. De algemene regels zijn opvraagbaar bij ieder buro dat is aangesloten bij het Keurmerk AllXtra en kan men downloaden op de website www.allxtra.nl (vanaf begin juni 2002).
12. Eventueel gerezen geschillen tussen het buro en de opdrachtgever die niet onderling tot een bevredigende oplossing zijn gekomen dienen eerstens te worden voorgelegd aan een mediator. Indien de bemiddelingspoging van de mediator (door beide partijen betaald) niet leidt tot een goed einde aan de conflictsituatie dan staat het partijen vrij om de bevoegde rechter om een uitspraak te vragen. Het behoeft geen nadere uitleg om te begrijpen dat de laatste weg een zeer kostbare is.
- terug naar boven -
AllXtra Geschillencommissie
Begrippen
In het reglement van de AllXtra Geschillencommissie wordt verstaan onder:
Commissie: de AllXtra Geschillencommissie.
Ondernemer: het boekingsbureau voor artiesten, orkesten, shows, geluidsapparatuur, lichtshows en dergelijke dat aangesloten is bij het Keurmerk AllXtra.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon, stichting, vereniging, feestcommissie, eenmanszaak, vennootschap onder firma of besloten vennootschap die bij een ondernemer, aangesloten bij het AllXtra Keurmerk, een overeenkomst tot het leveren van diensten is aangegaan.
Voorwaarden: deze zijn vastgelegd in de Algemene AllXtra leveringsvoorwaarden en de AllXtra gedragscode. Enige bij het Keurmerk aangesloten boekingsbureaus hebben eigen leveringsvoorwaarden gedeponeerd en ook die zullen door de Geschillencommissie getoetst kunnen worden.
Voordelen AllXtra Geschillencommissie
Kostenbesparend omdat de opdrachtgever "alles" zelf kan doen. De hulp van een jurist is niet noodzakelijk. Het klachtengeld bedraagt 10% van de uitkoopsom van een geboekte artiest, orkest of show. De ondernemer dient het klachtengeld (eventueel ten dele) binnen 14 dagen te vergoeden indien de opdrachtgever in het gelijk wordt gesteld.
Indien u een jurist inschakelt dan zijn diens kosten geheel voor uw rekening en worden ook niet vergoed indien de klager in het gelijk wordt gesteld.
De procedure verloopt vergeleken met zaken bij rechtbanken doorgaans uitermate snel. Twee tot drie maanden na ontvangst van het totale dossier mag u de uitspraak verwachten.
Tegen de uitspraak is in principe geen beroepsprocedure mogelijk tenzij de verliezende partij binnen zes maanden na de uitspraak zodanig zwaar belastend materiaal produceert dat de eerdere uitspraak onredelijk en niet billijk zou kunnen zijn.
Het staat partijen geheel vrij om de kwestie na de uitspraak van de Geschillencommissie te toetsen aan het oordeel van de gewone, bevoegde rechter. Bedenkt u zich echter wel dat u dan een tijdrovende, kostbare procedure start waarbij u doorgaans een advocaat dient in te schakelen.
Alle geschillen kunt u voorleggen
Alle geschillen tussen opdrachtgever en de bij AllXtra aangesloten ondernemer kunt u voorleggen aan de Geschillencommissie. De komende tijd zullen wij een aantal voorbeelden van klachten publiceren. Van de AllXtra ondernemer mag u een uitstekende inzet, vakkennis en nauwgezetheid verwachten hetgeen zeker ook geldt voor de door hem geleverde artiesten, orkesten en shows. Een enkele keer kan er iets misgaan; bijvoorbeeld door onverwachte weersomstandigheden of technische problemen. Vaak is een optreden niet in zijn geheel slecht te noemen en dan kunt u een compromisvoorstel verwachten. Indien bijvoorbeeld een artiest flink te laat komt en toch opgetreden heeft. Of wanneer de zanger van een orkest ondanks een fikse verkoudheid toch de opdrachtgever niet in de steek wilde laten maar daardoor ondermaats presteerde. Wat is in dergelijke gevallen exact de schade?
U kunt ook klachten indienen tegen de serviceverlening van de "AllXtra"-ondernemer. Als u bijvoorbeeld een sixties-avond organiseert dan heeft u weinig aan een orkest dat "wel een aantal nummers uit die tijd op het repertoire heeft staan". In zo 'n geval heeft de ondernemer domweg het verkeerde orkest geadviseerd.
Ook de opdrachtgever kan -alle goede bedoelingen ten spijt- in de fout gaan. Als bijvoorbeeld de stroomvoorziening onvoldoende is en de lichtshow bij een orkest niet kan werken. Of wanneer het podium te laat gereed is zodat de techniek niet opgebouwd kon worden waardoor het orkest later dan overeengekomen begint te spelen.
De commissie tracht ten allen tijde een uitspraak te doen die redelijk en billijk is!
Natuurlijk probeert u eerst zelf het probleem met de ondernemer op te lossen.
Als u na één of meer telefoontjes niet de indruk krijgt dat een oplossing voor uw probleem naderbij komt dan is het zaak om de kwestie snel op schrift te zetten en te zenden aan de ondernemer. Kijk in de leveringsvoorwaarden wat de daarin gestelde termijn is waarbinnen u dient te reageren.
Indien de partijen het niet eens worden over het oplossen van de klacht dan dient u binnen 3 maanden na het optreden de klacht in te dienen bij de AllXtra Geschillencommissie. Slechts indien het u redelijker wijze niet verweten kan worden dat u te laat gereageerd heeft en gaat bovendien de ondernemer akkoord met een behandeling door de Commissie dan neemt zij het geschil wel in behandeling.
De indiening van het geschil
Op het secretariaat van de AllXtra Geschillencommissie vraagt u een vragenformulier aan. De tekst van het formulier is duidelijk. Behalve de gegevens inzake de opdrachtgever kunt u daarin bijvoorbeeld ook opgeven welk bedrag aan schadevergoeding u wilt ontvangen. Samen met het vragenformulier dient u uiteraard ook alle kopieën van alle relevante stukken te zenden naar het secretariaat. Vergeet de inzendingtermijn niet.
Na ontvangst van de stukken bekijkt het secretariaat of de Commissie inderdaad uw klacht kan behandelen en of u voldoende moeite heeft gedaan om de kwestie in der minne op te lossen met de ondernemer. Het secretariaat laat u dat telefonisch of schriftelijk weten.
Indien de Commissie de zaak in behandeling neemt dan dient u het verschuldigde klachtengeld te storten. De klager verklaart uitdrukkelijk dat hij/ zij niet gelijktijdig een gerechtelijke procedure in gang heeft gezet of zal opstarten bij de rechterlijke macht en/ of anderzijds acties onderneemt teneinde de afwikkeling van zijn of haar klachten te bespoedigen of af te handelen.
Indien u de uitkoopsom van de artiest, show of het orkest waarover het conflict gaat geheel of gedeeltelijk nog niet heeft betaald aan de ondernemer dan dient u dit te storten op de rekening van de AllXtra Geschillencommissie. Deze neemt het bedrag in depot en zal bepalen aan wie het toekomt. Indien u meerdere artiesten, etc. heeft geboekt bij de ondernemer dan dient u wel conform de overeenkomst, dus tijdig, het gedeelte te betalen waarover u geen geschil heeft.
Meteen na ontvangst van het dossier, het klachtengeld en eventueel bedrag in depot worden kopieën van het vragenformulier en overige stukken naar de ondernemer verzonden. Deze moet binnen 14 dagen bij de commissie reageren waarop meteen een afschrift van deze reactie naar de klager wordt doorgezonden.
Ter voorkoming van een behandeling kan de ondernemer alsnog besluiten om met de klager tot een minnelijke schikking te komen opdat een behandeling door de Commissie voorkomen wordt. Indien u dat aanbod accepteert dan wordt de zaak niet verder in behandeling genomen. Het klachtengeld wordt in dat geval niet aan u teruggestort. Houdt u daar dus rekening mee bij het onderlinge overleg.
De zitting
Afhankelijk van het aantal te behandelen zaken worden de zittingsdata vastgesteld. Deze zittingen worden gehouden in Utrecht. Vaak zal een uitspraak volgen na een uitvoerige bestudering van de ingediende stukken.
Indien u graag mondeling de zaak wil toelichten dan kunt u de zitting bijwonen. Indien u op de zittingsdag verhinderd bent dan is het wellicht een idee om u door iemand anders te laten vertegenwoordigen middels uw machtiging.
De kosten van iemand die namens u optreedt en diens reiskosten worden niet vergoed. Dat geldt tevens voor uw eigen reis- en/ of verblijfkosten.
Uitspraak commissie
De beslissing van de Commissie is gebaseerd op redelijkheid en billijkheid. Zoals gezegd is hiertegen geen beroepsmogelijkheid. In sommige gevallen zal de Commissie een laatste poging tot een onderlinge schikking doen.
Enige weken na de uitspraak wordt deze schriftelijk aan beide partijen meegedeeld.
- terug naar boven -
|
